Trước đó qua rà soát, ngày 20/3 Viện Nghiên cứu Hán Nôm ghi nhận thiếu 121 tài liệu Hán Nôm. Bên cạnh đó có 339 quyển đã vào sổ nhưng lẫn lộn các kí hiệu sách (sách dôi). Đồng thời có 877 tài liệu thuộc loại hư hại nặng.

Cũng trong thời gian này, Viện Nghiên cứu Hán Nôm cũng tiến hành rà soát toàn bộ 877 kí hiệu sách được xếp vào nhóm “hư hại nặng”.

Kết quả có 540 quyển còn tốt hoặc bị hư hại nhưng có thể tu bổ toàn bộ (loại A); có 227 quyển có thể tu bổ một phần, bởi chỉ hỏng bìa hoặc một vài trang đầu và cuối (loại B) và 110 quyển hư hại nặng, chưa có giải pháp tu bổ (loại C).

Như vậy, theo Viện Nghiên cứu Hán Nôm, thông tin 877 quyển sách hư hại nặng được thông báo trước đó (15/3/2023) chưa phản ánh  đúng sự thực (do chưa trực tiếp kiểm tra sách mà chỉ tổng hợp từ các ghi chép của bộ phận tu bổ về tình trạng vật lí của sách).

Về nguyên nhân mất, thất lạc tài liệu Hán Nôm, Viện Nghiên cứu Hán Nôm cho rằng do có sự lẫn lộn sách trong kho ST. Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ bảo quản và tu bổ kéo dài nhiều năm đối với số lượng tài liệu lớn, lại ở một không gian kho nhỏ, thiếu giá để sách, khiến cho kho ST bị phân tán, các kí hiệu sách không liền mạch, không được đặt tại một khu vực cố định riêng, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát.

Quá trình kiểm kê và bàn giao kho ST trong các năm 2005 và 2013 không đảm bảo đúng quy trình, vì không đánh dấu vào sổ đăng kí cá biệt.

Ngoài ra, người được giao quản lí chìa khoá kho sách đã thiếu chặt chẽ trong việc phân quyền đóng mở cửa kho.

Đối với tình trạng tài liệu bị hư hại, theo Viện Nghiên cứu Hán Nôm do theo thời gian tất cả các tài liệu giấy đều có sự xuống cấp, hư hại một cách tự nhiên. Ngoài ra tình trạng sách bị hư hại cũng do bộ phận bảo quản không thường xuyên kiểm tra cụ thể các sách ST để kịp thời phát hiện những sách hư hại nặng  để đưa tu bổ.

Viện Nghiên cứu Hán Nôm khẳng định, việc mất, thất lạc và hư hại tài liệu là tổn thất lớn đối với kho sách Hán Nôm nói riêng, với văn hiến cổ điển Việt Nam nói chung. Tập thể và cá nhân có liên quan phải chịu trách nhiệm trước sự việc này. 

Viện Nghiên cứu Hán Nôm đang tổ chức xác định trách nhiệm liên quan. Cơ quan công an đang điều tra làm rõ sự việc với các sách đã báo mất.

Thông cáo nêu rõ :"Sự việc mất, thất lạc và hư hại tài liệu cần được giải quyết trên tinh thần trân trọng tài liệu một cách đúng mức và tinh thần khoa học nghiêm túc; giải quyết một cách công khai, minh bạch, có căn cứ pháp lí". 

Bên cạnh đó, Viện Nghiên cứu Hán Nôm sẽ sớm thực hiện tổng kiểm kê toàn bộ tài liệu Hán Nôm một lần nữa để sắp xếp, chỉnh lí lại kho sách, đóng dấu kiểm kê vào từng đơn vị tài liệu. Đồng thời tập trung đầu tư về nhân lực và kinh phí để kiện toàn công tác bảo quản, tu bổ và số hoá, nâng cao chất lượng phục vụ độc giả...

Tuy nhiên vụ việc bị mất, thất lạc sách, hư hại nặng tài liệu  này đã gây ra sự quan ngại lớn trong cộng đồng nghiên cứu và bảo tồn di sản văn hóa, đòi hỏi những nỗ lực lớn để cải thiện hệ thống quản lý và bảo tồn tài liệu tại các tổ chức lưu trữ và bảo tồn tài liệu quan trọng như Viện nghiên cứu Hán Nôm.

Việc mất, thất lạc sách, hư hại nặng tài liệu quý của Viện nghiên cứu Hán Nôm là một vụ việc đáng tiếc và làm mất đi một phần của di sản văn hóa quý báu. Điều này đặc biệt đau lòng vì tài liệu này có giá trị lịch sử, văn hóa và nghệ thuật đối với dân tộc Việt Nam.

Việc mất, thất lạc sách, hư hại nặng tài liệu quý của Viện nghiên cứu Hán Nôm phần nào là do thiếu sự chú ý và quan tâm trong quá trình quản lý và bảo tồn. Việc quản lý và bảo tồn tài liệu quý của các tổ chức lưu trữ là rất quan trọng và đòi hỏi sự cẩn thận, kiểm soát nghiêm ngặt để tránh mất mát tài liệu.

Hy vọng rằng từ sự việc này sẽ rút ra được bài học và tăng cường các biện pháp bảo vệ và quản lý tài liệu quý. Ngoài ra, cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa các tổ chức lưu trữ tài liệu quý và các cơ quan chức năng để bảo đảm việc bảo tồn và bảo vệ, phát huy di sản văn hóa được thực hiện hiệu quả.